Clinic Planner – Digitaler Dienstplan

Der Benchmark auf dem Markt
Praxisnah & spezialisiert

Entwicklung und permanente Optimierung in enger Abstimmung mit Kliniken und Pflegeeinrichtungen

Über 25 Jahre Erfahrung

Im engen Dialog mit Kliniken durch Beratung, Support, Anwendertreffen und Erfahrungsaustauschgruppen

Über 800 zufriedene Kunden

Markt- und Meinungsführer im Bereich Zulagen-Tarife, Beratung rund um alle Personalthemen

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Praxisorientierte Optik
Skalierbare Infrastruktur
Intuitive Bedienung
Tarif- und rechtskonform

Funktionalität, Module und Schnittstellen

Funktionen

Planungshilfen

Mit vielfältigen Funktionen erleichtert Ihnen der CLINIC PLANNER Ihren Berufsalltag in Kliniken und Pflegeeinrichtungen: von der Dienstplanung über Arbeitsschutz und Entlohnung bis hin zu Personal- und Unternehmensentscheidungen.

  • Stundenkonten
  • Korrekturmasken
  • Ansichtsoptionen
  • Benutzerverwaltung
  • Dienstplanzeiten
  • Besetzungsübersicht
  • Visuelle Tagesplanung
  • Zulagenübersicht
Fehlzeiten-Auswertung

Besser überblicken, planen und entscheiden. Der CLINIC PLANNER liefert Ihnen vielfältigste Auswertungen per Mausklick: z. B. Tages-, Monats- oder Ganzjahresübersichten für Fehlzeiten einzelner Mitarbeiter oder ganzer Abteilungen. Grafiken mit automatischer Berechnung der Verplanungsquote und Summenspalten vereinfachen die Planung. Urlaubs- und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung können hinterlegt werden und sind jederzeit abrufbar.

Tarifanbindung

Gehen Sie auf Nummer sicher! Eine Zulagenberechnung der üblichen Tarife ist im CLINIC PLANNER bereits integriert. Auf Wunsch ist auch eine frei definierbare Zulagenverwaltung z. B. auf Basis des Haustarifes möglich. Ruf- und Bereitschaftsdienste mit allen Vergütungsformen werden vollständig abgebildet. Unstetige Bezüge und Fehlzeiten fließen direkt in die Lohn- und Gehaltsabrechnung ein.

Dashboard-Cockpit

Alle Informationen übersichtlich vor Augen: das ermöglicht ihnen das Dashboard unseres CLINIC PLANNERS. Die Funktion ist individuell auf Bedarf und Aufgabenbereich konfigurierbar. Ganz gleich ob Sie spezielle Ansichten Ihres Dienstplanes, Ausschnitte oder die Druckversion bevorzugen.

Report-Assistent

Setzen Sie alles auf eine Karte! Ihr digitaler Assistent, der CLINIC PLANNER, unterstützt Sie mit vielen, hilfreichen Auswertungen – von der Fehlzeitstatistik bis zum Stellenplan. Variabel in Tag, Monat oder Jahr ist der Zeitraum individuell einstellbar. Genauso wie die Filterkriterien Beruf, Dienstart, Status oder Funktion.

Ergänzungsmodule

Das Modul Wunschdienstplan ist als dezentrale Lösung der praxisgerechte Ersatz für Ihr handgeschriebenes Wunschbuch. Individuelle Ansprüche aller Mitarbeiter finden mit dem Modul automatisch Berücksichtigung in der übergreifenden Dienstpangestaltung. Mehr Zufriedenheit und lückenlose Dienstplanung, das sind die Vorteile dieser hilfreichen Ergänzung.

Funktionen im Überblick

  • Abfrage und Ausdruck eines beliebigen persönlichen Dienstplans
  • Übermittlung zuvor definierter Wunschdienste an den Clinic Planner
  • Kommentierung der Wünsche im Dialog mit der Stationsleitung
  • Übermittlung und Ausdruck von Urlaubsanträgen
  • Abfrage der Wunschdienste über den CLINIC PLANNER durch eine Wunschzeile im Dienstplan
  • Urlaubsabgleich mit Kollegendienstplan

Wechselnde Arbeitsschichten, verschiedene Berufsgruppen und reibungslose Prozesse erfordern ein Höchstmaß an Übersicht und guter Personaleinsatzplanung. Mit der exakten Zeitdatenerfassung unseres CLINIC PLANNERS gelingt das leicht. Über eine „berührungslose“ Ausweiskarte oder einen Schlüsselanhänger übermitteln Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten bei Dienstbeginn bzw. –ende. Sie profitieren von einer effizienten Personaleinsatzplanung.

Funktionen im Überblick

  • Abbilden von flexiblen Rahmen-, Kern- und Gleitzeitsystemen
  • Freies Gestalten von Karenzzeiten
  • Definieren von festen Pausenkorridoren
  • Berücksichtigen von Kappungskonten
  • Informieren über persönliche Zeitguthaben, Urlaubskonten u.v.m.  direkt am Terminal
  • Automatisches Korrigieren bei Diensttausch
  • Reduzieren des Verwaltungsaufwandes (keine Doppelt- oder Fehlerfassungen)
  • Vermeiden von manuellen Zeitkorrekturen am EDV-Arbeitsplatz
  • Erstellen diverser Auswertungen jederzeit, z.B. Anwesenheitsübersicht, fehlende Mitarbeiter, Buchungsprotokolle etc.
  • Echtzeit-Buchungsübernahme in den CLINIC PLANNER über TCP/IP

Behalten Sie die Qualifizierung Ihrer Mitarbeiter im Blick. Dieses Modul sorgt für ein effizientes Fortbildungscontrolling. Das wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterbindung aus. Ein aktueller Einblick in Personalentwicklung und Qualifikationen der Mitarbeiter ist mit diesem Modul jederzeit möglich. Es basiert auf den Personalstammdaten unseres CLINIC PLANNERS und berücksichtigt sämtliche Fortbildungskriterien für die KTQ-Zertifizierung, insbesondere Pflichtfortbildungen. Externe und interne Schulungen und Seminare werden dokumentiert. Die Kostenübernahme wird über praktische Instrumente geregelt, genauso wie die Spesenverwaltung.

Funktionen im Überblick

  • Definieren von Personalstellenbeschreibungen mit den erforderlichen Qualifikationen
  • Klassifizieren von Fort- und Weiterbildungen
  • Zuordnen von Maßnahmen zu Zielqualifikationen
  • Terminieren und Planen der Räume, inklusive benötigtes Inventar
  • Verwalten von Punktesystemen (CME und andere)
  • Ausdrucken von Seminarankündigungen, Teilnehmerlisten, Bescheinigungen etc.
  • Exportieren von Daten z.B. für Serienbriefe
  • Erfassen externer Teilnehmer und Dozenten
  • Schnittstellen für den Datenabgleich mit dem CLINIC PLANNER und unseren Modulen
  • Medizingeräte-Einweisung und Spesenverwaltung
  • Übersicht von geleisteten/nicht geleisteten Pflichtseminaren
  • Seminarsollvorgaben für regelmäßig notwendige Seminare, z.B. Brandschutz, Reanimationskurse

Setzen Sie auf sichere Personalentscheidungen! Dieses Modul liefert Ihnen eine aktuelle Übersicht über die Potenziale Ihrer Mitarbeiter. Eine echte Hilfe bei der Besetzung von freien Stellen, Beförderung oder Freistellung von Personal. Die regelmäßige Mitarbeiterbewertung ist ein wichtiges Instrument zur Sicherung und Optimierung der Arbeitsqualität Ihrer Einrichtung. Dieses Modul hilft Ihnen bei der Erstellung von Beurteilungsbögen und zeigt Ihnen über Auswertungen die Stärken und Schwächen Ihrer Mitarbeiter auf.

Funktionen im Überblick

  • Individuelles Erstellen von Beurteilungsbögen für verschiedeneStellenbeschreibungen
  • Beurteilen von Seminaren aus dem Modul Fort- und Weiterbildung
  • Einfaches Bedienen, Beurteilungen gleichen der Papierform
  • Auswerten gezielter „Schwächen“ und „Stärken“ der Mitarbeiter
  • Vorschlag gezielter Schulungen über das Modul Fort- und Weiterbildung
  • Kontinuierliche Personalentwicklung durch Terminerinnerung
  • Rechtevergabe verhindert unbefugtes Einsehen und Beurteilen

Schnittstellen

Lohnabrechnung

Vereinfachen Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung. Diese Schnittstelle verbindet die Personaleinsatzplanung des CLINIC PLANNERS direkt mit Ihrem Lohn- und Gehaltssystem – mit allen Vorteilen, die das mit sich bringt. Bei flexiblen Arbeitszeitmodellen mit diversen Entlohnungsvarianten ist die Personalabrechnung eine komplexe Aufgabe. Der CLINIC PLANNER hilft. Alle gängigen Tarife können hier hinterlegt werden. Zeitzuschläge, Schichtzulagen etc. errechnet die Software automatisch. Inklusive der unstetigen Bezüge und Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter transferiert die Lohn-Schnittstelle alle Daten automatisch in die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Das reduziert Ihren administrativen Aufwand, schafft Transparenz, Aktualität und vermeidet unnötige Fehler.

Funktionen im Überblick

  • Direktes Übergeben der unsteten Bezüge in Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Berücksichtigen von Fehlzeiten bei der Lohn- Gehaltsabrechnung
  • Flexibler Datenexport – auf Ihre Lohn- und Gehaltssoftware abgestimmt
  • Reduzierter administrativer Aufwand bei der Personalabrechnung
  • Fehlerfreie, sichere Basis für die Entlohnung Ihrer Mitarbeiter
  • Einstellen variabler Haustarife möglich, ohne Änderung der Software
  • Fundierte Beratung zur Tarifbestimmung und –auslegung auf Wunsch
Schulschnittstellen

Optimieren Sie Personaleinsatzplanung und Workflow! Mit der Schnittstelle zur Schülerverwaltung sind Sie frühzeitig über mögliche Arbeitszeiten Ihres Pflegenachwuchses informiert. Den Unterricht Ihrer Auszubildenden, Examenszeiten und Einsätze in angeschlossenen Gesundheitseinrichtungen müssen Sie bei der Personaleinsatzplanung kennen. Mit unserer Schul-Schnittstelle haben Sie alle Informationen per Mausklick tages- und stundenaktuell im Blick. Ein aufwendiges Übermitteln von Plänen, Austausch per Telefon oder Mail entfällt. Sie können sich ganz auf Ihre Planung konzentrieren. Auch den Einsatz von Dozenten und Räumen für den Praxisunterricht ist durch Kombination mit unserem CLINIC PLANNER möglich. So lassen sich Ausbildung, Ressourcen und Zeit sicher koordinieren.

Funktionen im Überblick

  • Übermitteln von Blockunterricht und Examen an den CLINIC PLANNER
  • Einsicht in Außeneinsätze Ihres Pflegenachwuchses
  • Schülerbezogener Soll-Ist-Stundenvergleich für Theorie- und Praxisstunden
  • Frühzeitiges Überblicken der Pflichteinsätze auf speziellen Stationen

Hardware-Komponenten

Zeitdatenerfassung

Eine moderne Lösung für flexible Arbeitszeitmodelle: Über Zeitdatenerfassungsgeräte unseres Partners PCS Systemtechnik werden alle Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter automatisch erfasst – einfach, zeitnah und zuverlässig. Im dezenten Design fügen sich die Terminals für die Zeitdatenerfassung harmonisch in Ihre Räumlichkeiten ein – leistungsfähig und leicht bedienbar. Das „MagicEye“ signalisiert in drei Farben das Buchen und Erfassen. Auf einem hochauflösenden, großen Grafikdisplay können sogar Zeitkonten, Urlaubs- und Abwesenheitszeiten mit Angabe von Gründen visualisiert und über Scrolltasten bequem durchgeblättert werden. Über Datenverschlüsselung, dreistufigem Passwortsystem und Firewall bietet die Zutrittskontrolle Schutz für spezielle Räume, z.B. mit Medikamenten.

Funktionen im Überblick

  • on-/offline-fähiges Ethernet-Terminal für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle
  • hochauflösendes, grafisches Display
  • integriertes Sicherheitspaket (Firewall, Datenverschlüsselung, dreistufiges Passwortsystem)
  • schlagfestes Gehäuse
  • langlebige Tastatur mit klarem Druckpunkt
  • wassergeschützt bis IP65
  • niedriger Energieverbrauch durch automatische Display-Dimmung
  • umweltfreundlich (ohne Schwermetalle gebaut) und leicht recycelbar
  • integrierte Mifare DESfire-, Hitag- oder Legic-Leser
  • lange Lebensdauer

Projektablauf

01
Projektgespräch

Ein gründliches Kennenlernen ist wichtig, damit ihr CLINIC PLANNER auch genau zu Ihnen passt. Gemeinsam mit allen Beteiligten analysieren wir Ihre Ist-Situation und klären alle Schnittstellen. Vorhandene Systeme berücksichtigen wir.

02
Projektplan

Der Projektablauf ist zwar genau definiert, jedoch bestimmen Ihre individuellen Anforderungen, die Art und den Umfang unserer Leistungen.

03
Konvertierung Ihrer Daten

Unser CLINIC PLANNER unterstützt Sie individuell. Daher brauchen wir Ihre Daten: Personalstammdaten, Arbeitsschichten, Ruf- und Bereitschaftsschichten, Vergütungsformen, das angewandte Tarifsystem sowie Berechnungsgrundlagen für sämtliche Zulagen.

04
Installation

Trainieren Sie gleich mit „echten Daten“ in einem fertigen System! Vor der Schulung installieren wir den CLINIC PLANNER auf Ihrem Server und der ausgewählten Datenbank.

05
Schulung

Wir zeigen Ihnen genau, wie es geht. Direkt bei Ihnen vor Ort. Unsere Supervisorschulung vermittelt Ihnen die Stammdatenkonfiguration, Benutzerverwaltung und Abrechnung. In der Dienstplanschulung lernen Sie alle Planungshilfen des CLINIC PLANNERS kennen: von der Sollplanung über die Ist-Erfassung bis zur Abrechnung.

 

06
Nachschulung Lohnübergabe

Im Berufsalltag entstehen erfahrungsgemäß viele Fragen. Daher bieten wir Ihnen nach 10 bis 12 Wochen mit unserem CLINIC PLANNER eine Nachschulung an. In der Regel realisieren wir hier auch die erste Lohnübergabe an das Abrechnungssystem.

07
Zufriedenheitsbefragung

Aus der Praxis lernen wir. Und aktualisieren den CLINIC PLANNER und unseren Service permanent. Ihre Antworten zum Projektablauf und zur Nachbetreuung durch unsere Hotline weisen uns den Weg – etwa zwei Monate nach der Nachschulung.